Nas comunicações oficiais é facultativo o emprego de pronomes de tratamento.

Não é obrigatório o uso de linguagem culta nos atos e expedientes oficiais, a fim de que qualquer pessoa possa entendê-los.

Se a autoridade a quem é dirigido um documento oficial for amiga de quem assina o documento, admitem-se expressões de afetividade (Querido amigo, por exemplo).

Em correspondência dirigida a autoridades tratadas por Vossa Excelência é obrigatório o tratamento DD (Digníssimo), para lembrar a dignidade do cargo que elas ocupam.

Nas comunicações oficiais empregam-se dois tipos de fechos: Respeitosamente, para autoridades superiores e para o Presidente da República, e Atenciosamente, para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.