No caso de material de consumo existente nos almoxarifados, toda movimentação de entrada e saída de carga deve ser objeto de registro. Para equipamentos ou material permanente em uso pelo setor competente, podem ser estabelecidos prazos diferenciados para o registro, em regras da própria instituição. Em ambos os casos, a ocorrência de tais registros está condicionada à apresentação de documentos que os justifiquem.