Geralmente, as atas são transcritas a mão pelo secretário, em livro próprio, que deve conter um termo de abertura e um termo de encerramento, assinados pela autoridade máxima da entidade, ou por quem receber daquela autoridade delegação de poderes para tanto, que também deverá numerar e rubricar somente as folhas de abertura e encerramento.

Como a ata é um documento de valor jurídico, deve ser lavrada de tal forma que nada lhe poderá ser acrescentado ou modificado.

Nas atas, as abreviações devem ser evitadas e os números devem ser escritos na forma numérica.

As atas são redigidas com espaços simples e parágrafos pequenos.