A finalidade da língua é comunicar, quer pela fala ou pela escrita. Para que haja comunicação, faz-se necessário alguém que envie e alguém que receba essa a mensagem;

Não há uma obrigatoriedade de uso do padrão culto na redação oficial, considerando a existência de diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas regionais, dos modismos vocabulares, das idiossincrasias linguísticas, permitindo, por essa razão, que se atinja a pretendida compreensão por todos os cidadãos;

A concisão, a clareza, a objetividade e a formalidade de que nos valemos para elaborar os expedientes oficiais contribuem para que seja alcançada a necessária impessoalidade;

Conciso é o texto que consegue transmitir um mínimo de informações com um máximo de palavras.

As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, devem obedecer a certas regras de forma: além das já mencionadas exigências de pessoalidade e uso do padrão culto de linguagem, é imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento.