Como o universo temático das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público, é natural que não caiba qualquer tom particular ou pessoal a não ser em casos de correspondências trocadas diariamente tratando de assuntos já tratados anteriormente.

As comunicações oficiais são necessariamente uniformes, pois há sempre um único comunicador (o Serviço Público) e o receptor dessas comunicações ou é o próprio Serviço Público (no caso de expedientes dirigidos por um órgão a outro) - ou o conjunto dos cidadãos ou instituições tratados de forma homogênea (o público).

A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, verborragia, formalidade e uniformidade.

Expressões e clichês do jargão burocrático e formas arcaicas de construção de frases podem ser incorporadas nas redações oficiais, dependendo de quem é o destinatário.