Visando à uniformização do emprego de pronomes de tratamento nos vocativos das comunicações oficiais, foi estabelecida a regra de empregar os pronomes de tratamento "Excelentíssimo Senhor" e "Excelentíssima Senhora" aos destinatários em geral, exceto nos casos em que os documentos se dirigem ao Papa ou a um Reitor.

Em todas as comunicações oficiais, os pronomes possessivos que se refiram a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa. Por exemplo, o segmento correto é "Vossa Senhoria nomeará seu substituto", e não "Vossa Senhoria nomeará vosso substituto".

Os três tipos de expedientes que seguem o padrão ofício — memorando, aviso e ofício — têm a mesma finalidade e se diferenciam apenas por sua extensão e pelo detalhamento das informações neles contidas.

Em casos de distanciamento hierárquico entre o signatário de uma comunicação oficial e o destinatário desse documento, é recomendável o emprego do fecho "Mui respeitosamente".