O sistema de gestão arquivística de documentos deve prever as seguintes ações: retenção dos documentos, por um determinado período, no arquivo corrente do órgão ou entidade que os gerou; eliminação física; transferência; recolhimento para instituição arquivística; e eliminação. Eliminar significa destruir os documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente. A eliminação deve ser precedida da elaboração de listagem, do edital de ciência de eliminação e do termo de eliminação e deve obedecer aos seguintes princípios:

I. A eliminação deverá sempre ser autorizada pela autoridade arquivística na sua esfera de competência.

II. Os documentos arquivísticos que estiverem pendentes, sob litígio ou investigação, não poderão ser destruídos.

III. A eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação posterior de qualquer informação confidencial contida nos documentos eliminados, como por exemplo, dados de identificação pessoal ou assinatura.

IV. Todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança e cópias de preservação, independentemente do suporte, deverão ser destruídas.

Está correto o que se afirma em: