É no arquivo permanente que deve ser efetivada a aplicação de critérios de avaliação que objetivam distinguir documentos de valor eventual de documentos de valor permanente.

A transferência é a operação de passagem de documentos de um arquivo corrente para o intermediário.

Recolhimento é a operação de passagem de um documento do arquivo intermediário para um permanente.

São documentos de guarda eventual os que são de interesse passageiro, imediato, sem valor administrativo, jurídico ou histórico.

O arquivo permanente armazena documentos de valor probatório, relativos a direito tanto de pessoas físicas quanto de pessoas jurídicas.