Processo de análise dos documentos arquivísíicos que estabelece os prazos de guarda e a destinação finai, conforme os valores atribuídos no termo de aquisição. O processo de avaliação orienta a eliminação, que deve basear-se em datas ou períodos rígidos, de modo que sejam eliminados todos os resquícios dessa documentação, sem deixar amostragens.

Durante o processo de avaliação, o valor do documento é determinado em função de todas as suas possíveis finalidades, bem como pelo tempo de vigência dessas finalidades. A avaliação é um procedimento de alta precisão, que pode ser realizado na origem (junto às atividades de classificação) ou mesmo nas massas documentais acumuladas. A escolha de um em detrimento de outro não implica riscos de perdas ou de imprecisões.

A avaliação deve incidir sobre unidades individualizadas e não sobre conjuntos de documentos. A grande dificuldade consiste em analisar essas unidades, dado o volume de massa documental produzido pela moderna burocracia. Os documentos produzidos que se complementam no mesmo assunto constituem as classes documentais, e é sobre elas que incide o trabalho de identificar valores informativos e de definir os prazos de guarda.

Atividade realizada com base em critérios previamente estabelecidos, que demanda conhecimentos sobre o funcionamento da organização (estrutura administrativa, missão e objetivos) e das atividades que geram documentos. E essencial para racionalizar o ciclo de vida dos documentos arquivísticos. Considera o valor e o potencial de uso (administrativo e/ou social) para definir em que momento determinados conjuntos documentais podem ser eliminados e quais devem ser preservados.

Se não for realizada uma avaliação preliminar, é difícil pensar em classificar os documentos. E preciso primeiro avaliar para depois classificar ou pode-se classificar e avaliar ao mesmo tempo, quando se trata de massas documentais acumuladas. Uma avaliação preliminar no acervo ajuda a descartar documentos que já cumpriram os seus prazos de guarda e otimiza a classificação dos documentos remanescentes.