A Seção de Arquivo deverá ser fechada, vedando-se a entrada de pessoas estranhas ao setor, pois a responsabilidade toda é do encarregado do Setor, que deverá proteger os documentos sob sua guarda, sob pena de responsabilização administrativa ou penal no caso de extravio, deterioração, perda, ou roubo de qualquer documento arquivado. Assim, o arquivamento de um processo não pode ser feito como se estivéssemos simplesmente guardando alguma coisa sem valor em um depósito de papéis velhos. Com isso, qualquer arquivo, seja ele grande ou pequeno, da administração pública ou de uma empresa privada, deve ser organizado de modo a proporcionar, obrigatoriamente, as condições numeradas a seguir.

Considerando estas condições e as características correspondentes a cada condição, relacione as colunas e assinale a alternativa com a sequência correta.

1. Flexibilidade.

2. Pesquisa.

3. Praticidade.

4. Presteza.

5. Segurança.

( ) Conforme a natureza do arquivo, é necessário cuidar do sigilo de certos papéis, impedindo e dificultando o acesso a documentos considerados sigilosos, de segredo de justiça ou confidenciais.

( ) Oferecer garantia de rapidez e precisão na consulta a documentos, assegurando a localização rápida de qualquer documento arquivado, bem como de qualquer documento retirado e não devolvido no prazo previsto, para cobrança da devolução.

( ) Deve ser simples e de fácil compreensão e manuseio para reduzir a ocorrência de erros de arquivamento.

( ) O setor de arquivo deve acompanhar o crescimento do órgão ou empresa, adaptando-se ao crescimento do volume, da variação e da complexidade dos documentos, bem como estar apto a arquivar novos tipos de documentos que eventualmente venham a ser criados.

( ) O arquivo deve oferecer condições de fácil acesso, proporcionando consulta precisa, prática e imediata, com pronta localização de processos.