Na gestão de documentos, a fase de utilização de documentos inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações.

Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, descrição documental e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.

Na gestão de documentos, a fase de utilização de documentos inclui as atividades de protocolo (recebimento, avaliação, registro, distribuição, tramitação).

As três fases básicas da gestão de documentos são a produção, a utilização e a descrição documental.