A ata é um documento de valor jurídico, que contém um resumo de fatos, ocorrências e decisões pertinentes a uma reunião, assembleia ou convenção que seja realizada por comissões, conselhos, etc. Ela deve ser lavrada obrigatoriamente em um livro próprio. Entre seus elementos constitutivos principais, estão a indicação por extenso de dia, mês, ano e hora da reunião; o cabeçalho; o nome do órgão que a subscreve; a relação dos presentes; o texto organizado em parágrafos bem delimitados, coesos e coerentes, e a assinatura.

O memorando é uma nota ou carta sucinta, de caráter meramente administrativo, que realiza um comunicado entre departamentos, setores ou unidades administrativas de um mesmo órgão ou instituição. Entre as partes que o constituem, estão o número do memorando, o timbre, o código do departamento ou setor, a localidade, o destinatário (e o cargo que ocupa), a ementa, o texto, a assinatura e os anexos.

O ofício é uma forma de correspondência oficial, de caráter exclusivamente institucional, que funciona como meio de comunicação escrita entre órgãos do setor público. Ele mantém intercâmbio de informações acerca de assuntos técnicos ou administrativos. Dentre suas partes constitutivas, estão: título abreviado, timbre e cabeçalho, índice e número, sigla do órgão expedidor, número de ordem do documento, local e data, ementa, vocativo, texto, assinatura, nome e cargo do emitente.

A portaria é um ato através do qual autoridades competentes determinam diferentes providências de caráter administrativo. Entre os elementos que a compõem, estão: título do ato, sigla do órgão expedidor, numeração, data, ementa, preâmbulo, fundamentação legal, texto (com subdivisões em artigos, parágrafos e alíneas), local, data, assinatura, nome e cargo da autoridade que a subscreve.