Identificação das tipologias documentais produzidas, acumuladas e/ou recebidas pela instituição produtora de documentos, com contextualização dos documentos quanto a sua produção e acumulação.

Estudo aprofundado da instituição produtora de documentos: sua criação, mudanças estruturais pelas quais passou, relacionamento com outras instituições, vinculações hierárquicas, missão, funções/atividades, procedimentos formais e informais.

Estabelecimento do método de agrupamento que mais atende às particularidades da entidade produtora de documentos, que pode ser por assunto, estrutural ou funcional.

Definição de um ou mais critérios para determinar a disposição física do conjunto de documentos, com o objetivo de facilitar a sua recuperação pelos usuários.

Elaboração da representação lógica da estrutura e do funcionamento da organização, em que os seus tipos documentais são distribuídos hierarquicamente em classes e subclasses.