produção do documento, em decorrência das atividades de um órgão ou setor.

utilização do documento, já que nela existem as atividades de protocolo, de expedição de organização e arquivamento.

análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando os permanentes e quais serão eliminados por terem perdido seu valor de prova.

produção, em decorrência dos procedimentos como protocolo, expedição e organização.

a não utilização do documento, já que nela não existem as atividades de protocolo, de expedição de organização e arquivamento.