TTDD é um instrumento arquivístico resultante da avaliação que os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, visando garantir o aceso à informação. Precisa contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por um órgão ou entidade, no exercício de atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, e a destinação final (eliminação ou guarda permanente).

Instrumento aprovado por arquivistas, que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente). Define códigos de classificação e prazos de guarda temporária (vigência, prescrição, precaução), em função de valores secundários. Ademais, determina prazos para sua transferência, recolhimento, digitalização ou da cadeia de custódia.

TTDD funciona de forma adaptada quando se de documentos digitais, pois a eliminação acontece de forma automática, conforme os prazos previamente definidos instrumento, sem intervenção do arquivista. Essas eliminações são vantagens proporcionadas pela automatização dos sistemas informatizados.

Para ser aplicada, a TTDD deverá ser aprovada por arquivistas e amplamente divulgada entre os colaboradores da organização. Consiste em instrumento norteador da gestão de documentos, que não precisa ser atualizado, visto que já contempla todos os conjuntos documentais produzidos, bem como a legislação vigente.

Instrumento de classificação, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos permanentes e/ou intermediários, ou recolhidos pelo custodiador confíável, o qual demonstra ter condições para a preservar a documentação no longo prazo.