utilizar a sua autoridade para impedir que algum dos participantes monopolize o tempo ou desvie a atenção de alguns dos participantes, mas deve formar um subgrupo para que questões secundárias ou externas à pauta sejam resolvidas em paralelo.

cuidar para que a sala de reuniões esteja disponível e pronta no horário agendado, enviando sempre um representante para avaliar se há quórum para que a reunião seja iniciada, só comparecendo após a chegada de todos os participantes.

convocar sempre a equipe completa para todos os assuntos, mesmo aqueles que poderiam ser resolvidos por um pequeno grupo, pois as decisões comunicadas posteriormente geram perda no processo de comunicação; se o assunto for relevante, as pessoas se sentirão motivadas a estar presentes na hora certa e pelo tempo necessário.

convidar sempre uma autoridade importante da organização para valorizar os membros da equipe, produzindo a cada reunião um evento, consciente de que a data e horário da reunião estarão sujeitos a alterações devido à conveniência do convidado “VIP”; a reunião só deve ser iniciada quando o convidado chegar e fizer a sua abertura.