Documentos como ofícios e relatórios não são necessários para a realização de reuniões ordinárias, sendo apenas usados em reuniões extraordinárias para formalizar as deliberações.

As reuniões ordinárias na administração municipal são convocadas para tratar de questões urgentes e exclusivas, sendo realizadas em qualquer época do ano, conforme a demanda.

O regimento interno da câmara municipal ou o regimento das secretarias municipais regulamenta as reuniões, determinando a sua convocação e a documentação necessária, como atas e pareceres, para formalizar a discussão e as decisões tomadas.

As reuniões extraordinárias, disposições na legislação municipal, são aquelas que ocorrem regularmente em ocasiões específicas e tratam de assuntos rotineiros da administração.