Conforme consta na obra classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), o código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.
A partir do enunciado acima, pode-se concluir que a classificação de documentos arquivísticos deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações:
I. INSPEÇÃO: consiste no exame do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento, se possui anexo e se a classificação atribuída será mantida ou alterada.
II. ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.
III. ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.
IV. CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.
A partir dessa análise, pode-se concluir que
