A motivação do ato administrativo, nas hipóteses obrigatórias, deve ser explícita, clara e congruente, podendo consistir em declaração de concordância com fundamentos de anteriores pareceres, informações, decisões ou propostas, que, neste caso, serão parte integrante do ato.

A Administração tem o dever de explicitamente emitir decisão nos processos administrativos e sobre solicitações ou reclamações, em matéria de sua competência, no prazo de 30 (trinta) dias, após concluída a instrução do processo administrativo, podendo ser prorrogada por igual período, motivadamente, sob pena de responsabilização da autoridade administrativa por improbidade administrativa.

A Administração deve anular seus próprios atos, quando eivados de vício de legalidade, e pode revogá-los por motivo de conveniência ou oportunidade, respeitados os direitos adquiridos. Contudo, no caso de anulação de atos administrativos de que decorram efeitos favoráveis para os destinatários, o direito da Administração decai em cinco anos, contados da data em que foram praticados, salvo comprovada má-fé.

É proibido à Administração recusar imotivadamente recebimento de documentos, ocasião em que o servidor responsável deverá orientar o interessado quanto ao suprimento de eventuais falhas.

Nos processos administrativos, deve-se adotar a interpretação da norma administrativa da forma que melhor garanta o atendimento do fim público a que se dirige, vedada aplicação retroativa de nova interpretação.