Ao planejar e coordenar uma cerimônia, seja ela oficial, social, festiva, o profissional de Secretariado deve ter o cuidado de organizar uma relação em que constém convidados direta ou indiretamente ligados ao evento ou de potencial público-alvo do serviço ou produto que o executivo deseja dar visibilidade. Logo, os convites devem conter subsídios básicos com a exceção de: