Por restringir a viabilidade de competição do certame, não é recomendável que, no termo de referência, constem padrões mínimos de qualidade, bem como as condições necessárias de uso ou outros elementos que impeçam a aquisição de bens e serviços de má qualidade.

O termo de referência é o documento necessário à indicação do objeto de forma precisa, suficiente e clara, devendo conter elementos capazes de propiciar a avaliação do custo pela administração, diante de orçamento detalhado, tendo por base os preços praticados no mercado.

Via de regra, é o setor de licitações responsável pela confecção do termo de referência.

Para toda licitação que envolva obras ou qualquer tipo de serviço, deverá ser elaborado o projeto básico.

Tanto o projeto básico como o projeto executivo devem ser elaborados em momento anterior à realização da licitação.