Para uma melhor compreensão sobre como se dá o processo de comunicação, é preciso entender que este é constituído por uma série de elementos que devem funcionar de forma coordenada para que a comunicação possa ser considerada eficaz. É muito importante que as organizações invistam em treinamento de pessoal e na aquisição de novas tecnologias para a melhoria da qualidade do atendimento ao cliente. Sobre os elementos que integram o processo de comunicação, analise a situação hipotética apresentada a seguir:

“Juliana, que trabalha no estoque da empresa denominada ‘Gráfica Impress Brasil’, entrou em contato com a senhora Marta, que trabalha na única empresa fornecedora de tintas para gráficas da região, denominada ‘Tintas Fácil’. Geralmente, o movimento de pedidos é grande e Marta, que é a única atendente, precisa se dividir entre os atendimentos telefônicos e presenciais. Nessa conversa, Juliana solicita o envio de vinte tonners para utilização em impressoras a laser, sendo que Marta confirma o recebimento do pedido para despacho em dois dias úteis. Posteriormente, quando os produtos chegam à gráfica, Juliana realiza a conferência e descobre que, ao invés dos vinte tonners para impressão a laser, foram enviados pela Marta vinte cartuchos para impressão a jato de tinta, ou seja, para um modelo diferente de impressora.”

Os elementos do processo de comunicação presentes no caso hipotético anteriormente descrito são: