A captura e a digitalização equivale à conversão de documentos físicos para formatos digitais, tais como PDF e TIFF.

A etapa de arquivamento nos sistemas de gestão eletrônica de documentos consiste especificamente na atribuição de metadados – tais como palavras-chave e datas – aos documentos para facilitar a busca.

O controle de versões nos sistemas de gestão eletrônica de documentos refere-se à automação e ao controle das etapas pelas quais um documento passa.

Os relatórios gerenciais, quando são muito longos ou apresentam-se com informações irrelevantes, permitem a transparência e a prestação de contas e a otimização da tomada de decisão.