A apresentação nas demonstrações contábeis dos valores referentes aos orçamentos original e final e aos realizados em base comparável com o orçamento que foi publicado deve cumprir o ciclo de prestação de contas e responsabilização ao permitir que os usuários das demonstrações contábeis identifiquem se os recursos foram obtidos e utilizados de acordo com o orçamento aprovado.

A documentação referente aos orçamentos deve oferecer detalhes sobre as atividades, programas e entidades. Esses detalhes são frequentemente agregados em classes amplas, de acordo com o Plano de Contas Aplicado ao Setor Público, com a estrutura do orçamento e com as classificações orçamentárias ou rubricas orçamentárias para a apresentação e aprovação pelo Poder Executivo ou outra autoridade com prerrogativa semelhante.

A comparação dos valores orçados com os realizados deve ser apresentada no mesmo regime (regime de competência, de caixa ou outro), no mesmo critério de classificação para as mesmas entidades e no período a que se refere o orçamento aprovado. Isso garante que a divulgação nas demonstrações contábeis da informação sobre a observância do orçamento esteja no mesmo regime que o próprio orçamento.

Podem existir diferenças entre o regime (caixa, competência ou alguma modificação desses regimes) que é utilizado na elaboração e apresentação do orçamento e o regime utilizado na elaboração das demonstrações contábeis. Essas diferenças podem ocorrer quando o sistema contábil e o sistema orçamentário geram informação a partir de diferentes perspectivas.