O Brasil, entre outros países da América Latina, é considerado pioneiro, desde os anos 1940, na elaboração do conceito de gestão de documentos (records management), cuja 6tica, inicialmente, era nitidamente mais administrativa e econômica do que arquivística.

O norte-americano Philip C. Brooks é identificado como o primeiro profissional a fazer referência ao ciclo vital dos documentos, conceito que se materializou na criação de programas de gestão de documentos e na implantação de arquivos intermediários.

No Brasil, somente a partir da introdução do conceito de gestão de documentos, disposto na Lei de Acesso a Informação, é que se pode afirmar que a sua adoção começou a ser identificada como forma de garantir o controle do ciclo de vida dos documentos, permitindo uma avaliação criteriosa e assegurando a organização de conjuntos documentais que viessem alcançar a guarda permanente.

A diversidade de modelos existentes, em termos internacionais, levou a UNESCO, por intermédio do Arquivo Público de São Paulo, a apresentar uma definição do conceito de gestão de documentos como “domínio da gestão administrativa geral com vistas a assegurar a economia e a eficácia das operações desde a criação, manutenção e utilização, até a destinação final dos documentos.”

A classificação é um processo de análise e seleção de documentos que visa estabelecer prazos de guarda e destinação final dos documentos, definindo quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade.