Questão 3950235

3950235 Ano: 2025
Disciplina: Arquivologia
Banca: FURB
Orgão: Pref. Camboriú-SC

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Gestão de Documentos

A gestão adequada de documentos em órgãos públicos requer compreensão dos procedimentos específicos de protocolo e distribuição. Considerando as etapas do processo de protocolo, a sequência adequada para tramitação de documentos oficiais compreende:

Separação dos documentos por ordem de chegada na instituição; classificação por grau de importância estabelecido pela chefia; numeração conforme disponibilidade no sistema; e distribuição conforme agenda dos destinatários.

Recebimento com conferência de autenticidade e procedência; organização cronológica por data de chegada na recepção; arquivamento temporário para controle de prazos; e liberação conforme disponibilidade dos destinatários finais.

Recepção e conferência da integridade dos documentos recebidos; classificação conforme tipologia e destinação institucional; registro em sistema de controle com numeração sequencial; e distribuição aos setores competentes com comprovante de entrega.

Triagem inicial para separação de documentos urgentes; classificação por setor de origem dos remetentes; cadastramento completo em banco de dados institucional; e distribuição através de malote interno eletrônico.

Conferência superficial para identificação do remetente e assunto; separação por tipo de correspondência recebida; registro simplificado para controle interno; e encaminhamento direto aos interessados mencionados nos documentos.

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