Utilização de linguagem informal para facilitar compreensão; registro resumido das informações principais; indicação das fontes consultadas para elaboração; e assinatura do responsável pela redação do documento.

Identificação clara do remetente e destinatário da comunicação, data e horário precisos para controle temporal da informação; descrição objetiva e completa do assunto tratado; e indicação de providências necessárias ou prazos a serem observados.

Padronização do formato conforme modelo institucional; numeração sequencial para controle de arquivo; utilização de abreviações técnicas para economia de espaço; e prazo de validade das informações transmitidas.

Identificação do setor de origem da informação; classificação por grau de urgência ou importância; detalhamento técnico para fundamentação das orientações; e indicação de alternativas para resolução das questões apresentadas.

Verificação da veracidade das informações antes da transmissão; consulta aos superiores hierárquicos para validação; utilização de terminologia técnica apropriada; e arquivo de cópia para controle posterior.