Os sistemas de arquivos são caracterizados pela ausência de planejamento e articulação entre unidades, ao contrário das redes, que seguem diretrizes normativas.

As redes de arquivos se constituem por meio da articulação voluntária entre instituições, sem subordinação hierárquica, enquanto os sistemas de arquivos possuem coordenação central e estrutura normativa definida.

As redes possuem obrigatoriamente estrutura normativa definida e os sistemas de arquivos podem ou não exigir vínculo jurídico formal entre as instituições participantes.

As unidades, em um sistema de arquivos, atuam de forma autônoma e sem coordenação central, enquanto na rede há hierarquia rígida e controle normativo.

As redes de arquivos são compostas por instituições privadas, enquanto os sistemas de arquivos são restritos ao setor público.