Cabe à legislação estadual, distrital e municipal estabelecer regras específicas sobre a organização, a vinculação institucional, a gestão documental e o acesso aos arquivos locais, desde que observadas as diretrizes da Constituição Federal e da legislação arquivística nacional vigente.

A legislação municipal pode regulamentar o acesso à informação arquivística com base nas suas necessidades administrativas e operacionais, desde que respeite parcialmente os princípios nacionais, podendo adotar exceções locais.

O Decreto n° 10.148/2019 estabelece que os entes subnacionais devem seguir exclusivamente os critérios definidos em nível federal, não sendo recomendável a criação de normas locais sobre arquivos.

O Decreto n° 4.073/2002 delega aos municípios a possibilidade de eliminar documentos permanentes mediante decisão administrativa interna, sem necessidade de autorização técnica especializada.

O artigo 21 da Lei n° 8.159/1991 restringe-se à regulamentação da organização física dos arquivos públicos, não abordando aspectos relacionados à gestão documental nem ao acesso à informação arquivística.