O método PEPS é inadequado para o controle de materiais de expediente, devendo ser substituído pelo UEPS (Último que Entra, Primeiro que Sai). Já o inventário físico é opcional e a conservação de arquivos não requer controle ambiental.

O método PEPS prioriza a saída (consumo) dos itens mais recentemente adquiridos e a implementação de controle de estoque dispensa inventários. Já os documentos públicos podem ser eliminados após o término da licitação ou do contrato.

O método PEPS ajuda a evitar obsolescência e perdas de itens com validade; o inventário físico é essencial para o controle patrimonial e a conservação de arquivos exige condições adequadas de armazenamento para preservar a integridade dos documentos.

A administração de materiais não se aplica à esfera pública, já que os métodos de controle de estoques são técnicas de empresas privadas. Os arquivos públicos não possuem temporalidade definida, especialmente nos casos de registros de escolas.

O PEPS é usado apenas para arquivos documentais e a conservação prioriza a digitalização total, com a ausência de arquivos em papel. Já os inventários de estoques devem ser realizados apenas em casos de auditoria externa.