Durante uma auditoria técnica em uma instituição pública, foram observadas algumas práticas adotadas no setor de arquivo, com o objetivo declarado de conservar e preservar os documentos de valor permanente. Considerando os princípios arquivísticos e as boas práticas de conservação preventiva, analise as situações a seguir:

I. A equipe do arquivo adotou caixas plásticas com vedação hermética para proteger documentos do pó e da umidade, mantendo os documentos permanentemente lacrados.

II. O ambiente do arquivo é monitorado quanto à temperatura e à umidade relativa do ar, com índices controlados, ventilação adequada e entrada de luz natural difusa.

III. Os documentos são frequentemente manipulados sem o uso de luvas, para evitar danos causados pela perda de sensibilidade no manuseio e para prevenir rasgos acidentais.

IV. Livros antigos com sinais de infestação são imediatamente tratados com inseticidas em spray de uso doméstico, aplicados diretamente sobre o papel, antes do arquivamento.

Pautado na teoria arquivística e nas boas práticas de conservação e preservação, assinale a alternativa correta.

Relacione os termos da coluna 1 com suas respectivas definições na coluna 2, de acordo com as práticas de gestão documental na administração pública:

Coluna 1 − Atividade documental

1. Protocolo.

2. Registro.

3. Tramitação.

4. Expedição.

5. Arquivamento.

Coluna 2 − Definições

(__) Atividade responsável pelo envio de documentos para fora do órgão, seja por meio físico ou eletrônico.

(__) Conjunto de procedimentos que inclui o recebimento, classificação e distribuição de documentos.

(__) Inserção formal de dados em sistema ou livro para identificar e controlar documentos recebidos ou produzidos.

(__) Organização e guarda dos documentos para fins de consulta, preservação ou descarte futuro.

(__) Movimentação dos documentos entre setores ou unidades, conforme o andamento dos processos.

A sequência está correta em

Segundo o Glossário dos Documentos Arquivísticos Digitais, o esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido, denomina-se:

O método de arquivamento a ser utilizado é determinado pela natureza dos documentos e pela estrutura da entidade. Assim, pode-se dividir os métodos de arquivamento em básicos e padronizados. Assinale a alternativa que apresenta um método padronizado:

No que concerne aos tipos de arquivos e aos métodos de arquivamento, julgue os itens a seguir.

No método duplex, a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, partindo do gênero para espécie e desta para a minúcia.

No que concerne aos tipos de arquivos e aos métodos de arquivamento, julgue os itens a seguir.

Os arquivos intermediários buscam assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados, utilizados pela administração, mas que ainda devem ser preservados de forma temporária.

No que concerne aos tipos de arquivos e aos métodos de arquivamento, julgue os itens a seguir.

O método alfabético de arquivamento combina nomes e números.

No que concerne aos tipos de arquivos e aos métodos de arquivamento, julgue os itens a seguir.

No método alfabético de ordem dicionária, o elemento principal é o local, seja o país, o estado ou a cidade.

No que concerne aos tipos de arquivos e aos métodos de arquivamento, julgue os itens a seguir.

Os arquivos permanentes são constituídos de documentos frequentemente consultados como ponto de partida ou para prosseguimento de planos, assim como para fins de controle e para tomada de decisões das administrações.

Dado o contexto das rotinas administrativas de um técnico administrativo, que envolvem o manejo adequado de documentos e arquivos, considere as seguintes práticas relacionadas à documentação e arquivamento. Qual das alternativas descreve corretamente a relação entre a estrutura de um documento administrativo e os métodos de arquivamento, considerando a organização e a preservação dos documentos para efeitos futuros?