Conforme a Lei nº 8.159/1991 – Lei de Arquivos, “considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Considerando os quatro níveis de aplicação de um programa de gestão de documentos, analise as afirmativas a seguir.

I. O nível mínimo estabelece que os órgãos e entidades devem contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de documentos e definir procedimentos para recolher à instituição arquivística pública aqueles de valores permanentes.

II. O nível intermediário complementa o primeiro, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário.

III. O nível máximo compreende os anteriores e inclui a gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e uso de recursos de automação.

IV. O nível pleno compreende os anteriores e inclui a adoção de planos de emergência, estudo de estrutura de depósitos e conservação de documentos.

Está correto o que se afirma apenas em

A teoria das três idades define os arquivos como correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso pelos órgãos ou entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário. Sobre as teorias arquivísticas e a gestão de documentos, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) O arquivo corrente possui apenas documentos de valor secundário e são inalienáveis.

( ) O arquivo intermediário possui documentos de uso pouco frequente pelos seus produtores e aguardam destinação final.

( ) O arquivo permanente é composto pelos documentos que estão servindo ao propósito de sua criação, e devem ficar próximos aos seus produtores.

A sequência está correta em

Os documentos de arquivo possuem características que os diferenciam dos demais documentos. Entre elas, destacam-se a organicidade, a unicidade, a confiabilidade e a autenticidade. Considerando tais características, relacione adequadamente as colunas a seguir.

1. Organicidade.

2. Unicidade.

3. Confiabilidade.

4. Autenticidade.

( ) Relaciona-se ao momento em que o documento é produzido e à veracidade de seu conteúdo.

( ) O documento é inédito dentro do conjunto documental ao qual pertence, mesmo que existam cópias em outros grupos de documentos.

( ) Permite que os documentos possam ser contextualizados no conjunto a que pertencem.

( ) Relaciona-se à capacidade do documento se manter da forma que foi produzido, conforme é transmitido, preservado e custodiado, independentemente de se tratar de minuta, original ou cópia.

A sequência está correta em

Documento é toda unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, por comprovar fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. “Entende-se por __________ o material no qual são registradas as informações; _________ é o conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura de informação e conteúdo de um documento.” Assinale a alternativa que completa correta e sequencialmente a afirmativa anterior.

O assistente administrativo da Hemobrás (empresa pública) tem, entre inúmeras outras atribuições, a responsabilidade pela conferência, atualização e arquivamento de documentos. Por isso, ele deve estar consciente dos desafios impostos pela era digital, em que o avanço das tecnologias da informação trouxe um incremento na produção, no processamento, na circulação e no armazenamento de informações em escala nunca antes vista. Em relação à gestão arquivística de documentos digitais com a finalidade de mantê-los confiáveis, autênticos e acessíveis, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) Um programa de gestão arquivística de documentos é aplicável, independentemente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos em que as informações são produzidas e armazenadas.

( ) A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos, que adotará requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados – informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo.

( ) A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo de digitalização só deverá ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão ou entidade, aprovada pela autoridade competente na sua esfera de atuação e respeitada a legislação vigente.

A sequência está correta em

Quanto às técnicas tradicionais de arquivo mais comumente utilizadas, considere as informações a seguir:

Consiste em organizar os documentos tendo por base os assuntos neles tratados. Quando o volume e a diversidade dos assuntos dos documentos a serem arquivados forem reduzidos, a organização pode obedecer à ordem dicionária ou à ordem enciclopédica. Por sua vez, quando o volume e a diversidade dos assuntos dos documentos a serem arquivados forem elevados, recomenda-se optar por um dos três seguintes métodos:

I. Método duplex: a documentação é dividida em classes ilimitadas, conforme os assuntos, à medida que outras necessidades forem surgindo, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúcia.

II. Método decimal: divide-se em nove classes principais. Uma décima classe será reservada para os assuntos gerais que não podem ser incluídos em uma das nove classes preestabelecidas.

III. Método unitermo: consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um número em ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo. Esse número, denominado número de registro, controlado através de livro próprio, deve ser assinalado no documento, em lugar visível e previamente determinado.

Assinale a alternativa que contém o método (técnica) de arquivo caracterizado anteriormente.

Na gestão de documentos, os que têm o valor primário são aqueles estabelecidos em função do grau de importância que o documento tem para a entidade que o acumulou. Considerando isso, é INCORRETO afirmar que são os documentos que:

O arquivamento é um processo que organiza os documentos de forma lógica, permitindo encontrá-los facilmente quando necessários. Diante disso, qual seria o método mais eficiente para organizar leis e documentos protocolados?

Julgue os itens que se seguem, referentes às técnicas de gestão de documentos.

De acordo com a boa técnica de acondicionamento documental, um documento com informação classificada como secreta encaminhado ao arquivo intermediário para arquivamento deve ser recebido por servidor com credencial de segurança.

Julgue os itens que se seguem, referentes às técnicas de gestão de documentos.

O uso de clipes metálicos é recomendado apenas para documentos que não possuem valor permanente.