Em uma tarde de trabalho, um funcionário precisa organizar alguns arquivos seguindo o método de arquivamento em ordem alfabética. Os nomes a serem arquivados são os apresentados abaixo, neste sentido qual é a sequência correta para o arquivamento?

I - Carlos Eduardo;
II - Alex Pires;
III - Zélia Amanda.

São três os principais métodos de arquivamento de documentos: alfabético, numérico, e alfanumérico, esses por sua vez geram vários outros. Referindo-se aos métodos numéricos, analise as sentenças, considerando (V) verdadeiro e (F) falso:

( ) O método numérico é o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome.
( ) O método numérico simples atribui um número a cada correspondente ou cliente, pessoa física ou jurídica, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. O método exige um índice alfabético remissivo.
( ) No método cronológico, a ordem principal de entrada é a data. É muito utilizado em repartições públicas. Os documentos, ou conjuntos de documentos, recebem um número e também a data de entrada.
( ) No método duplex a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúcia. O método duplex oferece as mesmas possibilidades do método decimal quanto ao agrupamento de assuntos, partindo da abertura ilimitada de classes, subclasses, etc.
( ) O método alfanumérico procura utilizar as vantagens dos métodos alfabético e numérico. Dessa combinação surgiu um método que tem a simplicidade do alfabético e a rapidez e precisão do numérico. Esse método trabalha com uma tabela constituída de divisões do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente.
( ) O método decimal é baseado na classificação decimal de Dewey, utilizadas nas bibliotecas. Essa classificação divide o saber humano em nove classes principais. Uma décima é reservada a assuntos mais gerais, que não podem ser incluídos em uma das nove características.

Após a análise, pode-se afirmar respectivamente:

Decorrente do princípio de respeito aos fundos, exige que os fundos arquivísticos devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição ou acréscimos indevidos ou não autorizados. Esse enunciado refere-se ao princípio:

O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado pela teoria das três idades. Seu objetivo é classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição (corrente, intermediária e permanente). Referindo-se ao ciclo de vida dos documentos arquivísticos, analise as sentenças:

I - Os arquivos correntes são assim considerados porque geralmente estão em tramitação, mas é importante enfatizar que em muitos casos, mesmo sem movimentação, os documentos podem ser assim considerados.
II - O critério que define tal status para tais arquivos é relacionado à frequência de sua utilização ou consulta, os documentos de primeira idade estão geralmente localizados próximos aos seus setores empresariais produtores e são conhecidos também, pela terminologia arquivística, como arquivos ativos.
III - Os documentos de primeira idade possuem valor administrativo para a empresa, valor este chamado de primário. Dentre as atividades realizadas no âmbito da fase corrente, podem ser destacadas as de protocolo, arquivamento, consulta, expedição e empréstimo de documentos.
IV - Quanto aos arquivos intermediários, pode-se afirmar que eles poderão ser consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à administração.
V - Os documentos que já não são mais necessários nos departamentos empresariais devem ser transferidos para um arquivo central ou um arquivo geral, que possua esse caráter de guarda intermediária, a fim de serem cumpridos prazos prescricionais (legais) e precaucionais (discricionários) antes da destinação final deles (eliminação ou recolhimento para guarda permanente).
VI - Os arquivos permanentes, por sua vez, são aqueles que deverão ser arquivados definitivamente e que, portanto, não podem ser eliminados jamais. VII - Os arquivos permanentes devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural (secundário), ou seja, não mais possuem o valor primário.
VIII - São classificados como permanentes, por exemplo, os documentos que revelam a origem, a constituição e a evolução da instituição, normas, regulamentos e outros que se caracterizam como históricos para a instituição.

Após a análise, pode-se afirmar:

Sobre conceito e função do arquivo, analise as sentenças:

I - Arquivo significa a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução dos seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.
II - Arquivo é a reunião de documentos conservados, visando à oportunidade que poderão oferecer futuramente.
III - Para ser funcional um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores.
IV - As características essenciais dos arquivos relacionam-se, pois, com as razões pelas quais os documentos vieram a existir.
V - Os documentos de arquivos são gerados, recebidos e acumulados, devido às funções naturais de uma entidade coletiva ou corporativa, pessoa ou família, podendo estar registrados em diversos suportes informacionais.
VI - A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.
VII - A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda.
VIII - O setor de arquivo auxilia a empresa nos seus processos de tomada de decisão, além de ser importante também para provar fatos organizacionais.

Após a análise pode-se afirmar:

A gestão de documentos e registro escolar precisa ser bem compreendida e praticada pelos funcionários das unidades educacionais. Na escola, circulam diferentes documentos. Para a gestão desses documentos no cotidiano escolar, é preciso organizar um plano de classificação e ordenação dos documentos. Nesse sentido, ao considerar os aspectos relacionados ao portador do documento, por exemplo iconográficos, qual das categorias abaixo será trabalhada?

Das atividades subsequentes, qual atesta a expedição dos documentos, permitindo consultas rápidas quando necessário?

Leia os enunciados posteriores, marque V (verdadeiro) e F (falso) e destaque a alternativa correspondente.
[  ] O arquivo tem como objetivo primário resguardar a historicidade de um dado documento e, em segundo lugar, observar às necessidades administrativas.
[  ] Um dos objetivos do arquivo é a conservação dos documentos para fins culturais.
[  ] Os documentos de arquivo compreendem as informações orgânicas, ou seja, aquelas que nascem vinculadas à entidade que as produziu ou recebeu. Destaca-se que em casos esporádicos tais informações poderão ser separadas da entidade.
[  ] Documentos de arquivo são compreendidos como um objeto de coleção, a partir de sua categorização e sistematização.
[  ] Nos arquivos, os documentos têm como uma de suas características o caráter unitário ou limitado do número de cópias.

Observe a sequência de nomes a seguir e destaque a alternativa que traz a ordem correta de arquivamento.
Paula Maria Santa Rita (1)
Wagner de Alcântara (2)
Eduardo Souza Sobrinho (3)
Ministro Eduardo Paulinelli (4)
Ana Batista de Mello (5)

Assinale a alternativa correta quanto à utilização do Livro de Registro de Correspondências.