Em um departamento de ouvidoria onde a rapidez na recuperação de documentos é crucial, qual estratégia de organização de arquivos e pastas melhor facilitaria o acesso rápido e eficiente a registros frequentemente necessários, levando em consideração a necessidade de segurança e privacidade dos dados?

O que é a reprodução dos dados do documento destinado a controlar a movimentação deste e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados?

Qual o nome do valor que um documento tem para a atividade administrativa do órgão, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos?

Considerando as atividades de cada etapa de controle realizadas pelo protocolo, associe as colunas abaixo e assinale a alternativa com a sequência correta.

1. recebimento

2. registro

3. autuação

4. classificação

5. expedição/distribuição

6. controle/movimentação

( ) consiste basicamente em receber toda documentação que irá circular no órgão.

( ) o documento será analisado e, na maioria das vezes, no que se refere à esfera pública, transformado em processo.

( ) ler, identificar os dados básicos do documento e cadastrar em um sistema.

( ) separar os documentos de acordo com o destinatário.

( ) uma vez entregues nos setores destinatários, os documentos terão sua tramitação até serem resolvidos.

( ) entrega aos destinatários externos/internos à instituição.

Como o próprio nome diz, o método alfabético é aquele em que os documentos são ordenados por nome (nomes de pessoas, instituições ou eventos, por exemplo). Utilizando o método alfabético de arquivamento, assinale a alternativa correta quanto a qual nome seria colocado na frente dos demais.

A Lei nº. 8.159/91 afirma que o poder público, ou seja, o governo, tem a obrigação de implementar uma gestão de documentos a seus arquivos, e define gestão de documentos como sendo “(…) o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos”. Nesse sentido, assinale a alternativa incorreta.