A gestão de documentos prevê a organização dos documentos considerando o ciclo de vida dos mesmos, que se referem aos objetivos mediatos ou imediatos para os quais o documento foi produzido e/ou recebido no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio.

Quanto aos estágios de sua evolução, os arquivos classificam-se em:

Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, é indispensável que os documentos estejam organizados de forma a atender às necessidades da instituição e dos usuários desses documentos, com foco na precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada para a organização de um arquivo deve respeitar a Teoria das Três Idades ou ciclo de vida dos documentos.

Analise as afirmativas abaixo em relação a essa teoria.

1. O arquivo de primeira idade ou corrente é constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, mas que possuem valor secundário e por isso devem ser guardados para sempre.

2. O arquivo de segunda idade ou intermediário é constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados pelos órgãos que os receberam ou produziram.

3. O arquivo de terceira idade ou permanente é constituído de documentos que perderam o valor de natureza administrativa, mas que precisam ser conservados pelo seu valor histórico ou documental.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

Em geral, as normas de Descrição Arquivística se baseiam em princípios teóricos aceitos, como do “geral para o particular”, sendo hierárquicos. Essa hierarquização é uma consequência prática do princípio do respeito aos fundos, no qual documentos de fundos diferentes não se misturam (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2000).

A partir dessa afirmação, indique a sequência que corresponde à hierarquia do geral para o específico:

Segundo o Conselho Internacional de Arquivos (2000, p. 14), “descrição arquivística é a elaboração de uma acurada representação de uma unidade de descrição e suas partes componentes, caso existam, por meio da extração, análise, organização e registro de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar documentos de arquivo e o contexto e o sistema de arquivo que os produziu”.

Para elaborar essas representações, o arquivista deve utilizar as diretrizes informadas no(a):

A Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) define que:

Analise as frases a seguir relacionadas à Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. ƒ

• Documentos são aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituem objeto de consultas frequentes. ƒ
• Documentos são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. ƒ
• Documentos referem- se aos conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Assinale a alternativa que completa correta e sequencialmente as lacunas do texto.

No contexto da gestão de arquivos, como se chama o instrumento de destinação, aprovado pelo Arquivo Nacional, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, o recolhimento ou a eliminação de documentos?

Relacione as colunas 1 e 2 abaixo em relação à classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades da Administração Pública.

Coluna 1

1. Tabela de temporalidade
2. Teoria das três idades
3. Trâmite
4. Termo de eliminação
5. Protocolo

Coluna 2

( ) Determina prazos e condições de guarda, tendo em vista transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.
( ) Curso do documento, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.
( ) Define princípios e parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos documentos de arquivo.
( ) Reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido o prazo de guarda estabelecido, foram eliminados.
( ) Encarregado do recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

Assinale a alternativa correta em relação à Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados.

Analise o trecho abaixo da Lei Federal n° 8.159, de 1991:

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É dever do Poder Público a gestão documental e de documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

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Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna do texto.