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Um relatório de desempenho na ouvidoria é essencialmente um registro das reclamações recebidas e das ações tomadas em relação a essas reclamações.

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Uma prática recomendada é que a ouvidoria não interfira nos processos judiciais em andamento relacionados às reclamações que recebe.

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A acessibilidade é um atributo dispensável à ouvidoria, pois tal requisito apenas é exigido por usuários com deficiência auditiva.

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A responsabilidade pela implementação das recomendações da ouvidoria é um atributo essencial, e a ouvidoria precisa acompanhar o progresso dessa implementação.

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No atendimento aos usuários dos serviços, a técnica de “espelhamento” envolve imitar o comportamento do usuário dos serviços, incluindo linguagem corporal e tom de voz, para construir uma melhor relação de confiança.

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A prática de “triagem” em uma ouvidoria envolve a análise detalhada de cada reclamação assim que ela é recebida, garantindo que todas as reclamações sejam investigadas em profundidade.

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O encaminhamento de uma reclamação de um cliente para o departamento apropriado deve ser acompanhado por informações detalhadas sobre a natureza da reclamação e as interações anteriores com o cliente.

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Uma correspondência recebida pela ouvidoria que não está relacionada a uma reclamação específica deve ser encaminhada a outro departamento ou órgão competente.

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Em situações de atendimento ao usuário dos serviços, é aceitável encaminhar o cliente para um departamento diferente ou um especialista, se o problema estiver fora do escopo de conhecimento do agente de atendimento.

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Um ouvidor pode revelar a identidade de um cidadão que fez uma denúncia confidencial, mesmo que isso possa causar represálias ao denunciante.