A coordenação de atividades de desenvolvimento e gerenciamento de coleções em sintonia com outras bibliotecas permite que modelos externos de desenvolvimento de coleções sirvam como inspiração.

É inerente à ética do profissional de arquivo zelar pelo princípio da proveniência para manter a integridade dos documentos mantidos em arquivo.

A gestão da informação arquivística de uma instituição pertencente à administração pública está limitada à manutenção dos documentos da instituição que serão enviados ao Arquivo Nacional.

A gestão da informação favorece a celeridade ao acesso a documentos mantidos em arquivos, a otimização de atividades e contribui para a excelência no atendimento.

Para fins de preservação digital, as cadeias de bits podem ser alteradas devido às conversões de formato, desde que os componentes digitais continuem a representar os documentos originais.

Redução de espaços físicos e ganhos de produtividade são vantagens da geração de documentos arquivísticos digitais, mas dificultam o acesso aos estoques de informações e a distribuição de dados e informações.

O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) acumula os papéis de autoridade certificadora raiz e órgão credenciador dos demais participantes da cadeia produtiva, o qual viabiliza a emissão de certificados digitais; as atribuições de supervisão e auditoria de processos são responsabilidade de auditorias independentes.

É recomendável que as instituições detentoras de acervos permanentes realizem acordos de cooperação com organizações especializadas em tecnologia para elaborar projetos de digitalização.