Em uma instituição com 180 anos de existência, o processo de organização de arquivos é uma das etapas mais importantes da administração, pois objetiva a preservação da memória institucional, disponibilizando, quando necessário, as informações organizadas. Contudo, um grande trabalho deve ser efetivado para estabelecer a direção que os documentos devem seguir, podendo ser: redução do volume do acervo, transferência para um depósito de armazenamento intermediário ou definitivo ou, simplesmente, a destruição ou descarte. Esse trabalho que é realizado na documentação é conhecido arquivisticamente como

Uma equipe de pesquisadores da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro anunciou a conclusão de uma fascinante experiência genética, sendo que toda a documentação produzida nessa pesquisa será arquivada permanentemente. Assim, a responsabilidade pela proteção desses documentos, baseada em sua posse física, que nem sempre vai abranger a propriedade legal ou mesmo o direito de controlar o acesso aos mesmos, é entendida como

Em um arquivo empresarial, vários são os documentos que são produzidos e acumulados durante um ano inteiro. Entre eles, é comum verificar uma variedade muito grande de documentos, como cartas, memorandos, relatórios, fotografias e registros sonoros. Estes documentos são referências da menor unidade arquivística intelectualmente indivisível, ou seja, de

Em qualquer arquivo bem organizado, recuperar otimizadamente as informações é a principal conseqüência do trabalho realizado. Assim, elementos importantes no processo de organização devem ser considerados, como os pontos de acesso que têm seus valores aferidos pelo controle de autoridade. Desta forma, devido à importância dos pontos de acesso para a recuperação da informação, foi criada uma norma específica para essa finalidade que é a

Um arquivo público sistematiza suas atividades, visando a efetivar a preservação de documentos de arquivo e a conseqüente recuperação da informação para o perfeito desenvolvimento das rotinas da instituição. Com o objetivo específico de recuperar as informações nos documentos, uma fase no processo de organização é primordial. Esta fase envolve elementos essenciais para o intercâmbio internacional de informações, como: código de referência, título, produtor, datas, dimensões e nível. Esses elementos são parte integrante da

A Fundação Ayrton Senna desenvolve muitas atividades sociais e precisa manter os seus arquivos correntes bem organizados, visando à eficiência na recuperação da informação, refletindo competência da gestão. Com essa perspectiva, utiliza, na organização de seus documentos especiais, a metodologia de indexação coordenada ou unitermo, preparando fichas com palavras-chaves contidas nos documentos. Essas fichas unitermo são numeradas de

O Departamento de Meio Ambiente do Instituto de Petróleo e Gás está organizando um arquivo, especificamente, pelos assuntos que constam nos documentos. Desta forma, o método mais indicado é o decimal, no qual os assuntos devem ser grupados sob títulos principais e estes, subdivididos em títulos específicos, partindo sempre do conceito de

Uma empresa de grande porte concentra um grande volume de documentos cujo elemento principal de identificação é o número, pois trata de uma organização com base no método dígito-terminal. Alguns documentos receberam os seguintes números: P – 56.212, Q – 86212, R – 94217, S – 218.703, T – 972.689. Desta forma, utilizando o método dígito-terminal para a organização, a ordem e estrutura é a seguinte:

Uma pesquisa com usuários do Centro de Informação Tecnológica do Instituto de Tecnologia Aplicada demandou a organização de um arquivo, utilizando rigorosamente as regras de alfabetação dos seguintes nomes: 1 – Ricardo Vila Verde, 2 – Roberto Villa Branca, 3 – Renato Zambrotti & Cia. Ltda., 4 – Dra. Raquel do Valle, 5 – Prof. Robson Vodopiles. Esta organização obedeceu à seguinte seqüência:

Os arquivos devem possuir obras de referência que, em linhas gerais, resumem e localizam os diferentes graus e amplitudes dos fundos, séries e/ou unidades documentais nos arquivos permanentes. Em essência, essas obras de referência são os