De acordo com a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE), é opcional o preenchimento do campo dimensão e suporte, no qual se registra a dimensão física ou lógica da unidade de descrição, relacionando esse dado ao respectivo suporte.

Entre as séries documentais que compõem o fundo, incluemse a vida pessoal, a produção intelectual e a vida política.

A norma internacional de registro de autoridade para entidades coletivas, pessoas e famílias — ISAAR (CPF) — estabelece diretivas para a preparação de registros de autoridade arquivística que forneçam descrições de entidades — entidades coletivas, pessoas e famílias — relacionadas à produção e manutenção de arquivos. Essa norma não mantém relação direta com a norma internacional de descrição arquivística — ISAD(G).

A descrição disposta do geral para o particular é uma das premissas de caráter teórico da norma internacional de descrição arquivística.

O grupo é um dos níveis de descrição propostos pela norma internacional de descrição arquivística.

Um dos princípios que inspiram o instrumento de classificação é a estabilidade, que é obtida ao se basear o instrumento de classificação nas funções da instituição.

Os níveis de classificação de um fundo de arquivo, de acordo com a norma internacional de descrição arquivística, são os seguintes: seção, subseção, grupo, subgrupo e série.

De acordo com Schellenberg, o instrumento de classificação não deve ser elaborado a priori, sobre uma base especulativa, mas a posteriori.

A organização dos fundos documentais evoluiu, durante séculos, sem critérios de aplicação geral. Somente a partir do século XX, com a influência das correntes sistematizadoras, os fundos passaram a ser classificados de acordo com critérios ideológicos ou temáticos, fundamentados pelo princípio de respeito aos fundos.

A fixação do tipo documental permite o agrupamento e a hierarquização dos documentos, isto é, a classificação.