O documento tomado individualmente não é testemunho completo dos atos e das ações que o geraram, visto que é na relação que ele estabelece com outros documentos e com a atividade da qual resulta que lhe são atribuídos significado e capacidade comprobatória, característica conhecida como inter-relacionamento.

Entre os aspectos diferenciadores de um documento de arquivo, incluem-se a heterogeneidade de seu conteúdo e a multiplicidade da informação, aspectos derivados não da proximidade com a gênese do documento, mas de sua própria gênese.

A capacidade que os documentos de arquivo têm de registrar e preservar as ações e os atos dos seus criadores provém da importante relação entre os documentos e a atividade da qual eles resultam.

A imparcialidade, como uma das características dos registros documentais, caracteriza-se pelo fato de os documentos de arquivo não serem coletados artificialmente, mas resultarem do curso dos atos e das ações de uma administração.

É possível distinguir dois níveis dos postulados fundamentais do princípio da proveniência: um primeiro nível, que consiste em não se misturar a documentação de diferentes fundos, e um segundo nível, que se baseia em não se misturar a documentação das diferentes unidades que compõem o fundo, mantendo sua estrutura orgânica original.

A informação não orgânica existe exclusivamente nos setores de trabalho e sob a forma de publicações, de bancos de dados ou de dossiês temáticos.

Os arquivos de uma instituição são formados a partir da informação registrada orgânica, interna ou externa, dessa instituição.

A instituição — como sujeito produtor de documentos —, o documento de arquivo — como produto da atividade da instituição — e o arquivo são elementos que possibilitam o enunciado teórico do princípio da proveniência.

O plano de destinação é instrumento de avaliação aplicado em massas documentais acumuladas de fundos abertos, como deve ser o caso de documentos das agências reguladoras, como a ANTAQ.

É resultado direto da função arquivística denominada, pelos canadenses, aquisição a elaboração, pela ANTAQ, de instrução de serviço que normatize a transferência de documentos de um setor de trabalho para o arquivo central com funções de arquivo intermediário.