A autenticidade é a qualidade que um documento possui quando corresponde às formalidades diplomáticas necessárias para que cumpra os procedimentos regulares de determinada função ou atividade, garantindo a veracidade e confiabilidade de seu conteúdo.

A unicidade é a característica dos documentos de arquivo que resulta do fato de que cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence, em função de seu contexto de origem. Essa qualidade se mantém a despeito de forma, espécie ou tipo; podem existir cópias de um registro, mas cada uma, quando cumpre uma função diferente, é única em seu lugar, porque o conjunto de suas relações com os demais registros do grupo é sempre único.

A luz, a umidade e a temperatura do ambiente devem ser controladas porque, embora não tenham efeito direto nos documentos, podem levar à proliferação de agentes biológicos. Os ambientes úmidos, quentes e escuros são os mais propícios para o desenvolvimento de microrganismos, insetos e pequenos roedores.

A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação. Ela é o resultado do processo de avaliação e contém a determinação de prazos para transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos. Para que uma tabela de temporalidade possa ser adotada, sobretudo na esfera pública, ela deve primeiro ser aprovada pela autoridade competente.

A arquivologia define espécie documental como a configuração que assume um documento escrito segundo a natureza jurídica de seu conteúdo e as normas precisas de redação a que obedece. Tais normas variam conforme a época, o lugar e as circunstâncias.

Os documentos podem ser danificados tanto por causas externas quanto por causas internas. As causas externas podem estar relacionadas a agentes físicos, mecânicos, químicos e biológicos e as internas, à instabilidade ou à incompatibilidade de materiais.

Para a prevenção contra agentes biológicos, é correto manterse o depósito de documentos arejado e iluminado. Deve-se, ainda, fazer diariamente a limpeza com inseticidas e microbicidas, tanto no solo como no mobiliário.

Alguns fatores relativos à conservação nem sempre são lembrados cotidianamente. Entre esses fatores, incluem-se aqueles referentes aos procedimentos de guarda e manuseio dos documentos, tanto por funcionários do arquivo como por consulentes. O acondicionamento inadequado e o manuseio incorreto podem ser causas de danos aos documentos.

Um programa de conservação deve englobar todas as atividades voltadas para esse fim, direta ou indiretamente. Essas atividades incluem o projeto do edifício do arquivo, a escolha de equipamentos e materiais para a guarda de documentos, a manutenção das instalações, o controle das condições ambientais, conscientização dos funcionários e do público, entre outras.

Tela com linhas diagonais indica defeito no circuito de deflexão horizontal ou no oscilador horizontal.