Caso a empresa efetue retenções de valores de funcionários vinculadas a tributos, ela poderá registrar a retenção em seu passivo circulante até o pagamento da obrigação. Caso a empresa não recolha o tributo na data correta, ela poderá descontar do funcionário o montante de juros decorrente do atraso de pagamento.

A eliminação de documentos de valor permanente produzidos por instituições públicas e de caráter público somente poderá ser realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua esfera específica de competência.

O CONARQ, um órgão colegiado vinculado ao Arquivo Nacional, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados. É responsável também por fixar as diretrizes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), orientando a gestão, a preservação e o acesso aos documentos de arquivos nos órgãos do sistema.

O termo ordenação refere-se à seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, distribui os documentos de um arquivo em agrupamentos lógicos, estabelecidos segundo critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos.

O princípio da proveniência vincula o documento a seu produtor, pois determina que os arquivos devem ser organizados segundo as competências e as atividades da instituição (ou pessoa) responsável pela produção e acumulação dos documentos. Determina, ainda, que os arquivos de uma instituição (ou pessoa) devem manter sua individualidade, não podendo ser misturados a outros de origens diferentes.

Chama-se arranjo a atividade de organizar os documentos segundo um sistema de classes dispostas em determinada ordem, a partir de elemento convencionado para sua recuperação, isto é, segundo critérios que permitam a localização dos documentos nos respectivos lugares em tal sistema. Os principais métodos utilizados para o arranjo são o alfabético, o cronológico, o temático, o numérico simples, o alfanumérico, o geográfico e o numérico cronológico.

Em arquivologia, denomina-se forma o estágio de preparação e de transmissão de documentos, como, por exemplo, original, cópia, minuta, rascunho etc.

O termo suporte refere-se à configuração que um documento assume segundo o modo como foi confeccionado e o sistema de signos utilizado para comunicar seu conteúdo. São exemplos de suporte: textual, imagético, audiovisual, eletrônico etc.

O termo formato é usado para designar a configuração física do material sobre o qual as informações são registradas, de acordo com a natureza e com o modo como foi confeccionado. Cartaz, caderno, livro, mapa, rolo de filme são exemplos de formato.

Duas características dos arquivos são diretamente vinculadas. A naturalidade refere-se ao fato de que os registros arquivísticos são acumulados de maneira contínua, progressiva e natural, em função das atividades realizadas pelas instituições, o que lhes atribui uma estruturação e uma coesão espontâneas. A organicidade refere-se à maneira como os arquivos refletem estrutura, funções e atividades da entidade acumuladora. Ambas são embasadas no interrelacionamento dos documentos, que é fundamental para a compreensão de seu significado e para a garantia de sua autenticidade.