Nos documentos para recebimento de materiais ou equipamentos, devem constar, obrigatoriamente, a descrição do material, a quantidade, a unidade de medida e o valor.

A doação é a incorporação de um bem cedido por terceiro à instituição, pública ou privada, em caráter definitivo, sem o envolvimento de nenhuma transação financeira.

O controle de estoque de uma empresa é fundamental, pois o estoque constitui uma parte substancial dos ativos totais da organização.

A gestão adequada de estoques permite que a empresa consiga atender a demanda do mercado e garante a disponibilidade do produto, evitando perdas financeiras; é primordial que exista uma sincronização perfeita entre a oferta e a procura.

Uma má gestão de estoque pode gerar estoques altos, o que é um erro muito cometido, por haver medo de não se ter produtos suficientes para atender a demanda de clientes. O grande problema de um alto acúmulo de estoque é a alta probabilidade de perda, causando, consequentemente, capital parado e evitando um giro de estoque lucrativo para a organização.

Caso alguma mercadoria apresente avarias ou material claramente divergente, o almoxarife terá o direito de realizar a devolução do material sem nenhum tipo de justificativa.

A baixa patrimonial somente pode ocorrer por meio de alienação, permuta, comodato e transferência.

As fases que constituem um inventário são: levantamento; arrolamento; e avaliação.

O desfazimento, também conhecido como desincorporação ou baixa, consiste na operação de baixa de um bem pertencente ao acervo patrimonial do órgão e na consequente retirada do seu valor do ativo imobilizado.

O único motivo para a inutilização de um material é a sua natureza tóxica ou venenosa.