No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser consideradas, e que são bastante úteis para a profissão de secretário executivo. Sobre elas, leia as afirmativas.

I. Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do início para o final, entre parênteses. Quando não há artigo no início, não deve ser feita qualquer alteração. Exemplos:

Associação Brasileira de Transplante de Órgãos

Colégio Brasileiro de Odontologia Hospitalar e Intensiva

College of Dental Surgeons of Saskatchewan (The)

Conselho Federal de Odontologia

Yukon Dental Profession Act

II. Nos nomes de eventos, a ordenação, neste caso, se dará pelo nome do evento e não pelo numeral.

Exemplos:

Conferência de Prótese Dentária do Paraná (2º)

Congresso de Odontologia (Segundo)

Encontro de Odontólogos (IV)

Seminário de Profissionais de Odontologia (10º)

III. Títulos que acompanham os nomes devem ser considerados. Mas devem ser colocados no final, entre parênteses. Exemplos:

Cerqueira, Jacinto de Sousa (Coordenador)

Lima, Mariana Aparecida (Gerente)

Álvares, Josimar Silva dos (Presidente)

Castro, Lauro Moreira (Vice-presidente)

Pode-se afirmar que:

A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de sua guarda. Para a construção de um arquivo, o ideal é um local elevado, com o mínimo de umidade, em área isolada, com previsão de ampliação futura e precaução contra o fogo. O material a ser empregado, tanto quanto isso seja possível, deve ser não inflamável, utilizando-se pedra, ferro, concreto e vidro. A luz, o ar seco, a umidade, o mofo, a temperatura inadequada, a poeira, gases e inúmeras pragas, a médio e longo prazo, são altamente prejudiciais à conservação do acervo documental. Assinale a alternativa que contraria a conservação do acervo documental.