A finalidade do inventário sumário é descrever a composição do fundo ou de parte dele e, ao mesmo tempo, fornecer ao arquivo um instrumento preliminar de busca para cada fundo.

O guia de um arquivo deve incluir informações sobre o horário de funcionamento do arquivo, o regulamento da sala de consulta e recursos técnicos oferecidos (reprodução).

Conforme disposto nas orientações da Norma Brasileira de Descrição Arquivística, a descrição deve incluir, exclusivamente, no elemento data, a data crônica.

Segundo a Norma Brasileira de Descrição Arquivística, é por meio do elemento de descrição história arquivística que são registradas, de maneira concisa, informações relacionadas à trajetória da entidade coletiva, família ou pessoa produtora da unidade de descrição.

Código de referência, título, datas, nível de descrição, dimensão e suporte, nomes dos produtores e condições de acesso são elementos de descrição obrigatórios, de acordo com a Norma Brasileira de Descrição Arquivística.

Ata de reunião, relatório de atividades e projeto de trabalho são exemplos de categorias documentais.

É conhecida como tipologia documental a reunião de espécies documentais que se assemelham por suas características essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso.

O documento público é reconhecível por sua proveniência, sua categoria, sua espécie e seu tipo.

No caso da documentação pública, são classificados como atos de ajuste os documentos pactuais referentes a acordos de vontade em que pelo menos uma das partes é a administração pública.

Leis, decretos-leis, decretos, estatutos e regimentos são atos enunciativos.