O que é GED (Gestão Eletrônica de Documentos)? Segundo o CENADEM (Centro Nacional da Gestão da Informação) o GED “é um grupo de tecnologias, divididas em cinco funcionalidades básicas: captação, gerenciamento, armazenamento, distribuição e preservação”.


Uma das tecnologias do GED é o Fluxo de Trabalho, que também é conhecido por:

O ciclo de vida documental é dividido em três fases, os arquivos da primeira, segunda e terceira fases também são conhecidos, respectivamente, como:

Os métodos de arquivamento são divididos em duas classes: os básicos e os padronizados. Na classe dos padronizados, há o método variadex, criado pela Ramington Rand, que nada mais é do que uma variante do alfabético. Nele, trabalha-se com uma chave de cinco cores. São elas:

Letras Cores A, B, C, D e abreviações Ouro E, F, G, H e abreviações Rosa I, J, K, L, M, N e abreviações verde O, P, Q e abreviações Azul R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações Palha

Fonte: Paes (2004).

Codifique os nomes a seguir, de acordo com a chave de cores do quadro:





Marque a ordem CORRETA da codificação:

Katie Müller, secretária executiva recém-contratada pela empresa K & K Advogados Associados, ciente do desafio de atuar como gestora da informação na sua organização, acaba de receber a tarefa de planejar e organizar o arquivo da empresa. Uma das grandes necessidades da sua organização é a conservação de seus documentos, uma vez que alguns processos se estendem por décadas. Katie sabe que o local ideal para a localização do arquivo precisa ser elevado, mas há outros cuidados a serem tomados, a saber:


I. Evitar local muito úmido ou ar seco, pois enfraquece o papel.

II. Variar consideravelmente a temperatura e a umidade para favorecer a conservação dos documentos.

III. Evitar poeira e gases, pois contribuem para o envelhecimento dos papéis.

IV. Combater o mofo e as pragas, pois são prejudiciais à conservação.


Estão corretas APENAS:

Na classe dos métodos de arquivamento básicos há o método numérico dígito-terminal. Esse método é numerado sequencialmente. Em sabendo disso, ordene os dossiês dos correspondentes a seguir, numerando-os do 1 ao 5, obedecendo à numeração que lhes foi atribuída segundo o método dígito- terminal:


( ) 56.242 - Thomas O’Brien
( ) 972.224 - João Simão & Cia.
( ) 288.704 - Meg Paes de Andrade Corrêa
( ) 170.801 - Sean Müller
( ) 191.206 - Walter Fonseca Casagrande


Assinale a ordem CORRETA da numeração:

A profissão do secretário executivo foi regulamentada em 30 de setembro de 1985 conforme:

O profissional de Secretariado Executivo administra não apenas o seu tempo mas também do seu executivo. Por isso é fundamental que esse profissional saiba administrá-lo adequadamente. Se não fizer um bom planejamento, grande parte do dia de seu trabalho, bem como o de sua chefia imediata serão desperdiçados. Para fazer um bom planejamento há inúmeras ferramentas que poderá auxiliar o secretário executivo. Quais são elas? Analise as opções abaixo:


I. Agenda (manual e/ou eletrônica).

II. Check list (rol de atividades).

III. Follow-up (pasta sanfonada).

IV. Post it colocados em torno do computador.

V. Minuta e pauta.

Estão corretas APENAS:

O Programa 5s surgiu no Japão, na década de 50, no período pós-guerra. Denomina-se 5s em razão das cinco ações iniciadas pela letra “s” quando grafadas em japonês. Os 5s são: Seiri (utilização), Seiton (ordenação), Seiso (limpeza), Seiketsu (asseio/saúde) e Shitsuke (disciplina). No ocidente a prática dos “S” também é conhecida pelo nome de:

Avalie as afirmativas a seguir, que dizem respeito à evolução da profissão de Secretariado Executivo:


I. Na década de 70, a profissão de Secretariado Executivo ainda era considerada como função.


II. Na década de 80, o profissional de Secretariado Executivo passa a atuar como agente de mudanças nas organizações.


III. Na década de 90, as exigências pela qualificação do profissional de Secretariado Executivo começam a se intensificar.


IV. No século XXI o profissional de Secretariado Executivo compreende a necessidade de aprimorar conhecimentos e de ter visão holística.


Está(ão) CORRETA(S):

O Código de Ética do profissional de secretariado foi publicado no Diário Oficial da União em 07 de julho de 1989. No capítulo I o Código de Ética trata do(s) ou da(s):