O uso do correio eletrônico deve ser viabilizado pelo fluxo de trabalho de um SIGAD.

O processo de transferência de documentos digitais de um órgão ou entidade da administração pública à instituição arquivística pública é encerrado com a emissão do atestado de validação.

O envio de documentos digitais é realizado por meio de mídias ou protocolos de transmissão previstos pela instituição arquivística pública responsável pela transferência ou recolhimento de documentos.

Na avaliação de documentos digitais, deve ser utilizada tabela de temporalidade específica para esse formato de documento.

O conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico dos SIGADs, processado por computador, constitui um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, utilizado em sistemas híbridos.

A incorporação de um documento a um SIGAD é conhecida como rastreabilidade, consistindo na análise e identificação do conteúdo desse documento.

A extinção de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos significa que ele deve ficar inacessível.

O grau de sigilo ultrassecreto de documentos pode ser estabelecido por servidores civis com cargo de direção nos órgãos e entidades da administração pública federal.

O documento considerado sigiloso somente pode ser exibido, de forma reservada, por determinação do presidente da República.

O pleno acesso às informações contidas nos documentos de arquivo é limitado por razões de segurança da sociedade e do Estado, e em respeito à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.