Recepcionar, atender e apresentar é uma arte. Recepcionamos clientes, amigos, superiores, subordinados, parentes. Por isso, é importante que o profissional saiba como agir adequadamente em tais situações. Sobre este assunto, analise abaixo e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F).

( ) Converse com as pessoas, use o seu raciocínio profissional lógico e mantenha o interlocutor atento ao assunto que você fala. Essa conduta deixa as pessoas mais próximas e sociáveis.

( ) Procure olhar para a pessoa com quem conversa, sem ser muito direto(a), para evitar problemas como assédio e ao mesmo tempo insegurança.

( ) Para receber bem, procure sempre agir com carinho, mas sem exageros. Beijinhos, e os típicos “tapinhas nas costas” (frequentes entre os homens) são dispensáveis.

( ) Fale pausadamente em um tom agradável. Há pessoas que ao falarem não percebem, mas costumam falar alto demais quando se expressam verbalmente. Se você tem esse problema, eduque-se.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo.

Uma preparação adequada só pode ser iniciada quando fica explícito que tipo de reunião vai ser coordenada e quem vai participar. O propósito, formato e tipo de público estabelecem a natureza da reunião. Sobre como normalmente, as reuniões podem ser divididas, assinale a alternativa correta.

Os profissionais que atuam na Secretaria Executiva podem se comportar da maneira como quiserem em sua vida pessoal, mas para sua vida profissional existe um código de normas a ser seguido que protege contra gafes que podem colocar em risco seu sucesso profissional.

Conhecer a etiqueta empresarial é uma habilidade de primeira necessidade, portanto analise as afirmativas abaixo:

I. Use roupas discretas e sem modismo.

II. Seja sempre pontual, pois a primeira impressão é a que fica.

III. Aprenda a ouvir e ao conversar olhe nos olhos.

IV. Mantenha sempre a porta aberta para receber quem o(a) procura.

Assinale a alternativa correta.

Algumas pessoas não costumam colocar em prática a etiqueta profissional. Por isso, use-a e destaque-se com todo o profissionalismo e elegância. Um exemplo corriqueiro é o uso do celular no ambiente de trabalho, já que podemos ficar 24 horas por dia conectados a tudo e a todos. Desligue o aparelho sempre que a ocasião exigir. Assinale a alternativa correta quanto à ação de atender uma ligação urgente em uma reunião.

O profissional que atua na Secretaria Executiva utiliza, além das técnicas secretariais, ferramentas de motivação, liderança, comunicação, gestão, dentre outras, para o desempenho das suas funções. Algumas habilidades são específicas e imprescindíveis para a atuação eficaz na profissão. Nesse sentido, relacione os itens com as afirmativas a seguir:

I. MOTIVAÇÃO

II. LIDERANÇA

III. COMUNICAÇÃO

( ) É mais uma das técnicas gerenciais onde a clareza e a objetividade devem ser primordial e flexibilizada de acordo com a cultura de cada colaborador.

( ) É uma das técnicas gerenciais, muito presente no dia-a-dia da Secretaria Executiva sendo essa um elo entre a alta hierarquia e demais clientes internos. O profissional pode atuar como agente, promovendo o intercâmbio entre subordinados e chefias, tratando todos com igualdade, independente das diferenças culturais, sociais, econômicas, raciais e hierárquicas.

( ) É mais uma das técnicas gerenciais e o profissional precisa conhecê-la para poder auxiliar seu gestor a praticá-la no dia-a-dia. Observamos que essa habilidade hoje faz parte do contexto pessoal e profissional do Secretariado Executivo. É alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados, em constante harmonia.

( ) É também uma técnica gerencial e um tributo essencial da atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, da Secretaria Executiva, depende essencialmente da habilidade dos indivíduos de realizá-la plenamente pelo interessado.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo.

O Secretário Executivo é um profissional, que academicamente está sendo preparado para estar apto a assessorar e articular a área administrativa das empresas, instrumentalizando, em termos de idiomas e comunicação geral. A administração, e esão conceitos que o profissional deverá dominar em toda a sua extensão, além de estar preparado para ser inovador, criativo, empreendedor, comunicador e articulador. Como assessor e facilitador, vem sendo o elo entre a empresa e seus clientes internos e externos

e, como coordenador de informações administra relacionamentos e conflitos, ou seja, a Secretaria Executiva trabalha para a organização em geral. Assinale a alternativa que preencha correta e respectivamente as lacunas.

O arquivo digital pode ser conceituado como um conjunto de bits que formam uma unidade lógica, ou seja, todo documento criado, recebido e armazenado em uma ferramenta tecnológica. É importante atentarmos que o arquivo é digital, mas não é virtual. Isso significa que ele existe fisicamente e em certo tamanho que ocupa espaço e podem ser perdidos, caso o espaço onde estiverem guardados for danificado. Quanto aos formatos mais usuais dos arquivos digitais, assinale a alternativa correta.

O método geográfico é aquele utilizado quando os documentos possuem sua organização através do local. Ou seja, ele é usado quando a empresa escolhe classificar os documentos através de seu local de origem. Diante disto, analise as afirmativas.

I. No método geográfico os documentos são organizados por estado ou país; eles devem ser ordenados alfabeticamente.

II. No método geográfico as cidades de um mesmo estado ou país sempre são postas em ordem alfabética.

III. No método geográfico, as capitais devem aparecer sempre no início da lista, isto porque elas são mais procuradas e possuem uma maior quantidade de documentos.

Assinale a alternativa correta.

Sobre os métodos de arquivamento mais utilizados, assinale a alternativa correta.

Segundo A Associação de Arquivistas Brasileiros, arquivo tem a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”. Toda empresa tem uma grande demanda de papéis que devem ser arquivados, como documentos, atas, estatutos, nomeações, processos, entre outros. Estes arquivos devem estar organizados de tal maneira que se possa achá-los com extrema facilidade. Nesse sentido assinale a alternativa incorreta.