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A sequência para a organização dos documentos consiste em
classificação, ordenação e, arquivamento.
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O instrumento adequado para a classificação de documentos de
arquivo é o código de classificação de documentos ou plano de
classificação.
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O principal elemento a ser considerado no momento da
classificação de um documento de arquivo é a expedição ou o
recebimento do documento.
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A classificação de documentos de arquivo é realizada após a
aplicação da tabela de temporalidade de documentos.
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O método de codificação de documentos de arquivo é
conhecido como classificação facetada.
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A correspondência particular que chega ao protocolo deve ser
aberta, registrada e distribuída ao seu destinatário.
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As atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente,
embora sejam distintas, devem funcionar de forma integrada.
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A tramitação de documentos pelos vários setores do órgão,
bem como o registro da situação e a elaboração dos despachos
em cada ponto de tramitação são responsabilidades dos
servidores do protocolo.
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Fase de produção é a etapa do programa de gestão de
documentos em que o arquivista deve contribuir para que
sejam criados apenas documentos essenciais à administração.
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Os documentos de arquivo são eliminados na fase de utilização
do programa de gestão de documentos.
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