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O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso. Correlacione cada um desses elementos à sua definição.
1) Segurança
2) Acesso
3) Flexibilidade
4) Simplicidade
5) Precisão
( ) o arquivo precisa garantir condições para consulta imediata.
( ) o arquivo precisa acompanhar o desenvolvimento e o crescimento da empresa.
( ) o arquivo deve ser simples e de fácil compreensão.
( ) o arquivo deve garantir exatidão na consulta a documentos, assegurando a localização de qualquer documento arquivado.
( ) De acordo com a natureza do arquivo, é importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o acesso ao mesmo.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo:
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- Manual de Redação da Presidência da RepúblicaAs Comunicações OficiaisSignatáriosFechos e Identificação do Signatário
Considerando que a redação oficial é a forma pela qual o poder público redige atos normativos e comunicações e que uma das atribuições do profissional de secretariado é a elaboração desses documentos, avalie as assertivas seguintes.
I. São características da redação oficial a impessoalidade, o uso de padrão culto da linguagem, clareza, concisão, formalidade e padronização.
II. O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é “Ilustríssimo Senhor”, seguido do cargo respectivo.
III. “Vossa Magnificência” é o vocativo correspondente às comunicações dirigidas aos Reitores.
III. “Vossa Magnificência” é o vocativo correspondente às comunicações dirigidas aos Reitores.
IV. A “Vossa Reverência” é o vocativo utilizado nas comunicações destinadas aos Cardeais.
V. O fecho de comunicações “atenciosamente” é para autoridades de mesma hierarquia ou subordinadas, enquanto que o “respeitosamente” é para autoridades superiores.
Estão CORRETAS apenas:
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Considerando-se um bom relacionamento interpessoal, um profissional de secretariado deve apresentar as características seguintes.
I. Esse profissional deve procurar ler nas entrelinhas as expectativas do outro, suas necessidades e limitações. Faz-se, então, necessário que esse profissional se coloque no lugar do outro, por meio do que se denomina empatia.
II. Ao se relacionar com outras pessoas por meio de e-mails, o profissional de secretariado deve evitar utilizar textos em letras maiúsculas, uma vez que isso caracteriza que ele está “gritando” no seu texto.
III. Para uma boa relação interpessoal, o profissional de secretariado deve demonstrar interesse e capacidade para ouvir não só a pessoa, mas o assunto que está sendo tratado.
IV. A transparência é imprescindível para se estabelecerem relacionamentos alicerçados em confiança e respeito entre chefes, clientes, coletas e fornecedores, por isso o caráter sigiloso das informações nem sempre deve ser mantido, quando se busca uma boa relação interpessoal e a conquista de novas oportunidades.
V. Para uma boa relação interpessoal, os profissionais de secretariado deverão desenvolver trabalhos em equipe e ter habilidades comportamentais, além de conhecer sua área de trabalho e ter uma visão global da organização.
Estão CORRETAS apenas:
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É uma das funções da secretária organizar sua agenda e a agenda de seu executivo. Está CORRETO afirmar que se trata de uma prática a ser evitada, antes de confirmar um compromisso,
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Texto 1
Os que não comem e os que não dormem
Em nenhum outro país, os ricos demonstraram mais ostentação que no Brasil. Apesar disso, os brasileiros ricos são pobres. São pobres porque compram sofisticados automóveis importados, com todos os exagerados equipamentos da modernidade, mas ficam horas engarrafados ao lado dos ônibus de subúrbio. E, às vezes, são assaltados, sequestrados ou mortos nos sinais de trânsito. Presenteiam com belos carros seus filhos, e não voltam a dormir tranquilos enquanto eles não chegam em casa. Pagam fortunas para construir modernas mansões, desenhadas por arquitetos de renome, e são obrigados a escondê-las atrás de muralhas, como se vivessem nos tempos dos castelos medievais, dependendo de guardas que se revezam em turnos.
Os ricos brasileiros usufruem privadamente tudo o que a riqueza lhes oferece, mas vivem encalacrados na pobreza social. Na sexta-feira, saem de noite para jantar em restaurantes tão caros que os ricos da Europa não conseguiriam frequentar, mas perdem o apetite diante da pobreza, que, ali por perto, arregala os olhos pedindo um pouco de pão; ou são obrigados a ir a restaurantes fechados, cercados e protegidos por policiais privados. Quando terminam de comer escondidos, são obrigados a tomar o carro à porta, trazido por um manobrista, sem o prazer de caminhar pela rua, ir a um cinema ou teatro, depois continuar até um bar para conversar sobre o que viram.
Mesmo assim, não é raro que o pobre rico seja assaltado antes de terminar o jantar, ou depois, na estrada, a caminho de casa. Felizmente, isso nem sempre acontece, mas, certamente, a viagem é um susto durante todo o caminho. E, às vezes, o sobressalto continua, mesmo dentro de casa. Os ricos brasileiros são pobres de tanto medo. Por mais riquezas que acumulem no presente, são pobres na falta de segurança para usufruir o patrimônio no futuro. E vivem no susto permanente diante das incertezas em que os filhos crescerão. Os ricos brasileiros continuam pobres de tanto gastar dinheiro apenas para corrigir os desacertos criados pela desigualdade que suas riquezas provocam: insegurança e ineficiência.
No lugar de usufruir tudo aquilo com que gastam, uma parte considerável do dinheiro nada adquire, serve apenas para evitar perdas. Por causa da pobreza ao redor, os brasileiros ricos vivem um paradoxo: para ficar mais ricos, têm de perder dinheiro, gastando cada vez mais apenas para se proteger da realidade hostil e ineficiente.
Quando viajam ao exterior, os ricos sabem que, no hotel onde se hospedarão, serão vistos como assassinos de crianças na Candelária, destruidores da Floresta Amazônica, usurpadores da maior concentração de renda do planeta, portadores de malária, de dengue e de verminoses. São ricos empobrecidos pela vergonha que sentem ao serem vistos pelos olhos estrangeiros.
Na verdade, a maior pobreza dos ricos brasileiros está na incapacidade de verem a riqueza que há nos pobres. Foi essa pobreza de visão que impediu os ricos brasileiros de perceberem, cem anos atrás, a riqueza que havia nos braços dos escravos libertos se lhes fosse dado direito de trabalhar a imensa quantidade de terra ociosa de que o País dispunha. Se tivessem percebido essa riqueza e libertado a terra junto com os escravos, os ricos brasileiros teriam abolido a pobreza que os acompanha ao longo de mais de um século. Se os latifúndios tivessem sido colocados à disposição dos braços dos ex-escravos, a riqueza criada teria chegado aos ricos de hoje, que viveriam em cidades sem o peso da imigração descontrolada e com uma população sem miséria. A pobreza de visão dos ricos impediu também de verem a riqueza que há na cabeça de um povo educado. Ao longo de toda a nossa história, os nossos ricos abandonaram a educação do povo, desviaram os recursos para criar a riqueza que seria só deles e ficaram pobres: contratam trabalhadores com baixa produtividade, investem em modernos equipamentos e não encontram quem os saiba manejar, vivem rodeados de compatriotas que não sabem ler o mundo ao redor, não sabem mudar o mundo, não sabem construir um novo país que beneficie a todos. Muito mais ricos seriam os ricos se vivessem em uma sociedade onde todos fossem educados.
Para poder usar os seus caros automóveis, os ricos construíram viadutos com dinheiro de colocar água e esgoto nas cidades, achando que, ao comprar água mineral, se protegiam das doenças dos pobres. Esqueceram-se de que precisam desses pobres e não podem contar com eles todos os dias e com toda a saúde, porque eles (os pobres) vivem sem água e sem esgoto. Montam modernos hospitais, mas têm dificuldades em evitar infecções porque os pobres trazem de casa os germes que os contaminam. Com a pobreza de achar que poderiam ficar ricos sozinhos, construíram um país doente e vivem no meio da doença.
Há um grave quadro de pobreza entre os ricos brasileiros. E essa pobreza é tão grave que a maior parte deles não percebe. Por isso, a pobreza de espírito tem sido o maior inspirador das decisões governamentais das pobres ricas elites brasileiras. Se percebessem a riqueza potencial que há nos braços e nos cérebros dos pobres, os ricos brasileiros poderiam reorientar o modelo de desenvolvimento em direção aos interesses de nossas massas populares. Liberariam a terra para os trabalhadores rurais, realizariam um programa de construção de casas e implantação de redes de água e esgoto, contratariam centenas de milhares de professores e colocariam o povo para produzir para o próprio povo.
Essa seria uma decisão que enriqueceria o Brasil inteiro – os pobres que sairiam da pobreza e os ricos que sairiam da vergonha, da insegurança e da insensatez. Mas isso é esperar demais. Os ricos são tão pobres que não percebem a triste pobreza em que usufruem suas malditas riquezas.
(BUARQUE, Cristovam. Os que não comem e os que não dormem. O Globo, 12/03/2001.)
No fragmento “Mesmo assim, não é raro que o pobre rico seja assaltado antes de terminar o jantar, ou depois, na estrada a caminho de casa”, o trecho grifado permite pensar que
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Assinale a norma que deve ser observada na lavratura de uma ata.
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Tendo em vista que o gerenciamento do tempo é um dos grandes desafios para todos os profissionais, é importante destacar que o secretário deve desenvolver e considerar procedimentos de execução de trabalho que o auxiliem a cumprir suas responsabilidades, evitando ações que desperdicem tempo. Avalie as proposições a seguir que correspondem às melhores estratégias para gerenciar o tempo.
I. O profissional de secretariado deve negociar com o executivo os horários de despachos, sendo aconselhável despachar, no mínimo, duas vezes ao dia.
II. O profissional de secretariado não necessita ter responsabilidades claramente definidas, pois, com um bom gerenciamento de tempo, consegue atingir os objetivos.
III. É relevante que o profissional de secretariado registre e controle o tempo gasto com suas atividades rotineiras.
IV. O início de outro trabalho antes de terminar o que está sendo realizado é considerado uma estratégia para melhor cumprimento de todas as atividades.
V. É aconselhável que o profissional de secretariado apresente os problemas e defina as soluções apenas com o executivo, não necessitando apresentar sugestões de alternativas antecipadamente.
Estão CORRETAS apenas as proposições:
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A documentação procura oferecer o máximo no que se refere à facilidade de acesso às informações. Sendo assim, indique as proposições que estão de acordo com as definições de documentação.
I. A documentação é um conjunto de técnicas cujos objetivos primordiais são a produção, a sistematização, a distribuição e a utilização de documentos.
II. O processo de documentação desenvolve-se em três fases principais: recolhimento, leitura e classificação. No recolhimento, para constituir um serviço de documentação, exige-se senso de julgamento na escolha dos documentos, cultura geral, discernimento para recolher o que é útil e imparcialidade na seleção dos documentos. Já a classificação deve seguir uma orientação teórica e, ao mesmo tempo, antecipar sua utilidade prática.
III. A normalização representa um agrupamento de documentos distribuídos em classes, que designam grupos de coisas, de assuntos, de ideias ou de pessoas. Os procedimentos utilizados para a catalogação baseiam-se na semelhança do conteúdo das palavras dos documentos.
IV. A documentação pode ter natureza comercial, científica ou oficial, independente de sua organização, utilização e finalidade.
V. A normalização procura racionalizar a produção, a organização e a difusão das informações que se encontram nos vários documentos. Dessa maneira, estabelece condições para o bom andamento da pesquisa, elaboração de projetos, preparação de relatórios, realização de serviços, obras etc.
Estão CORRETAS apenas:
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Redação Oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações. Quanto às características dos textos oficiais, analise as seguintes afirmativas:
I. A impessoalidade nas comunicações oficiais decorre da ausência de impressões individuais de quem comunica.
II. A formalidade de tratamento nas comunicações oficiais vincula-se à necessária uniformidade das comunicações.
III. A clareza do texto oficial não precisa necessariamente garantir possibilitar a imediata compreensão do leitor.
IV. a forma e publicidade dos atos normativos não observa questões de tradição, mas atender tão somente à disposição constitucional.
V. não há necessariamente uniformidade nas comunicações oficiais, podendo as mesmas variar de acordo com a finalidade e o órgão oficial que a emite.
Está(ão) CORRETA(S), apenas:
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- Organização e Administração de ArquivosArquivamento e Ordenação de DocumentosMétodos de Arquivamento (Ordenação de Documentos)
A importância dos arquivos cresceu à medida que se desenvolveram os conceitos sociais, econômicos e culturais da humanidade. O objetivo do arquivo é guardar e conservar os documentos produzidos e recebidos, além de facilitar o acesso sempre que houver a necessidade de se localizar alguma informação no menor tempo possível. Abaixo, observa-se um método de arquivamento, gerado por meio de um método alfabético, que consiste em dar cores aos diversos grupos de letras, o que auxilia a localização e o manuseio. Assinale a alternativa que representa o método empregado no exemplo exposto.
| 1ª posição | 2ª posição | 3ª posição | 4ª posição | 5ª posição |
|
M (cor laranja) |
Ma
(cor laranja)
Me
(cor amarela)
Mi
(cor verde)
Mo
(cor azul)
Mu
(cor violeta) |
Matias, Adão
Medeiros, Edson
Medeiros, João
Medeiros, Roberto
Moraes, Maria
Moura, Ana
|
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Cadernos
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